Compliance: Wenn die Behörde klingelt
Montag, neun Uhr morgens: Harald Müller, Mitarbeiter des Versicherungsmaklers HABA GmbH (Anm., Name von der Redaktion geändert) beginnt seinen Arbeitstag. Die Woche verspricht ruhig zu werden. Sein Chef, Michael Haba, ist bis einschließlich Freitag auf Fortbildung. Während seiner Abwesenheit hat er Harald Müller die Büroleitung übertragen. Wenige Minuten nachdem der aufgesperrt hat kommt die erste Kundin zur Tür herein. „Unsere Berater sind in wenigen Minuten da, vielleicht wollen Sie ja solange warten?“, begrüßt Müller die Dame höflich. „Ich komme von der Gewerbeaufsicht“, antwortet die Frau und zeigt ihm ihren Dienstausweis. „Wir überprüfen heute die Kundenakten ihres Betriebes“. Harald Müller schaut verblüfft auf eine lange Liste von Fragen, die ihm die Beamtin auf seinen Schreibtisch legt. „Doch keine ruhige Woche“, denkt er sich und merkt, wie sein Puls schneller wird.
Wenn die Behörde klingelt
Gewerbebetriebe unterliegen in Österreich der Gewerbeaufsicht. In einzelnen Bundesländern wird sie auch als Markt Amt bezeichnet. Ihr obliegt die Erteilung von Genehmigungen und die Überwachung von zugewiesenen Vorschriften. Dazu führt die Behörde Vor-Ort-Prüfungen durch. Betriebe sind dabei zur Mitwirkung verpflichtet. Bei Versicherungsmaklern, -agenturen, Vermögensberatern und Immobilienmaklern werden beispielsweise geprüft:
- Kundenakquise; Telekommunikationsgesetz, „Cold Calling“
- Maklerauftrag; Beratung und/oder Vermittlung, Umfang/Ausmaß der Tätigkeit für Kunden
- Beratungsprotokoll
- „Best Advice“; Einhaltung aller Vorgaben einschließlich der nachweislichen Begründung für die Produktempfehlung
- Geldwäsche; Standards zu Kundenidentifikation, Legitimation, Mittelherkunft, Schulungsnachweise der MitarbeiterInnen, Vorgehen im Verdachtsfall einschließlich der dokumentierten Prozesse und des Gelwäschehandbuches
Die Einhaltung dieser und weiterer gesetzlicher Bestimmungen wird unter dem Begriff „Compliance“ zusammengefasst.
Compliance ist Bestandteil jedes Unternehmens
Der gewerberechtliche Geschäftsführer ist immer auch für die gesetzeskonforme Führung des Betriebes verantwortlich. Da er nicht alles selber machen kann muss er MitarbeiterInnen oder externe Dienstleister zur Einhaltung von Compliance beauftragen. Das eingangs geschilderte Szenario ist tägliche Prüfroutine in Österreich. Wie stellt sich die Lage in Ihrem Unternehmen dar?
- Entsprechen Ihre Geschäftsprozesse allen Gesetzen?
- Sind Ihre MitarbeiterInnen auf solche Kontrollen vorbereitet?
- Wurden qualifizierte Compliance- und Geldwäschebeauftragte ernannt?
- Können betriebliche Abläufe auch in Ihrer Abwesenheit dokumentiert und reproduziert werden?
In der Praxis sind vielen UnternehmerInnen diese und weitere Anforderungen nicht bekannt. So ist es kein Wunder, dass MitarbeiterInnen bei Kontrollen von Behörden zumeist überfordert sind. Sie wissen dann beispielsweise gar nicht, wieweit sie überhaupt Einsicht in Kundenunterlagen zu gewähren haben und wo die Grenzen sind. In der Serie „Compliance: Wenn die Behörde klingelt“ zeigt Gewerbeexperte Felix Riedl Prüfhandlungen der Aufsicht aus dem Blickwinkel betroffener Unternehmen. Wie geht es den Mitarbeitern? Was genau will die Gewerbeaufsicht wissen? Welche Vorbereitungen sind idealerweise im Vorfeld getroffen worden? Diese und viele weitere Fragen werden beantwortet.
So können wir Sie unterstützen?
- Risikoanalyse mit Status Soll-IST in allen relevanten Prozessen
- Prozessdesign
- Ausbildung der Verantwortlichen und MitarbeiterInnen
- Übernahme von Compliance-Funktionen
