IDD Compliance im Vertrieb
Anders als bei Versicherungsunternehmen ist bei Unternehmen im Versicherungsvertrieb eine unabhängige Compliance-Funktion nicht vorgeschrieben. Gänzlich verzichtet hat die IDD auf Compliance im Versicherungsvertrieb aber nicht. Im Gegenteil: verpflichtende Vorschriften zur Einrichtung von Compliance-Prozessen finden sich an verschiedenen Stellen und in unterschiedlichen Rechtsgrundlagen.
Compliance?
Der Begriff Compliance wurde in Österreich erstmals vor gut 10 Jahren mit der EU-Richtlinie MiFID (Finanzmarktrichtlinie) für Wertpapierdienstleistungen eingeführt. Für Unternehmen, die im Bereich der Versicherungsvermittlung tätig sind, ist der Begriff jedoch relativ neu. In erster Linie sind verpflichtende Prozesse gemeint, welche die Einhaltung von rechtlichen Vorschriften sicherstellen und dies gegenüber Behörden dokumentieren sollen. Aber auch Maßnahmen zur rechtzeitigen Aufdeckung und Vermeidung von Regelverstößen fallen darunter.
Von Compliance ist immer dann zu sprechen, wenn angemessene und wirksame Maßnahmen, Verfahren oder Prozesse angeordnet werden, wobei deren Einhaltung zu prüfen und zu dokumentieren ist. Regelmäßig sind die Verfahren selbst periodisch zu prüfen und erforderlichenfalls anzupassen.
Compliance in der IDD
In der IDD finden sich derartige Anordnungen an verschiedensten Stellen, einige Bestimmungen möchte ich exemplarisch und zitiert hervorheben:
Versicherungsanlageprodukte
- Beim Vertrieb von Versicherungsanlageprodukten ordnet die IDD an, dass „auf Dauer wirksame organisatorische und verwaltungsmäßige Vorkehrungen für angemessene Maßnahmen zu treffen sind, um zu verhindern, dass Interessenkonflikte … den Kundeninteressen schaden.
- Es sind „in schriftlicher Form wirksame … und … angemessene Grundsätze für den Umgang mit Interessenkonflikten festzulegen und kontinuierlich umzusetzen.“ „Die … festgelegten Grundsätze … sind regelmäßig, mindestens aber einmal jährlich zu prüfen und … Maßnahmen zur Beseitigung etwaiger Mängel zu ergreifen.“
- „Situationen, in denen … ein Interessenkonflikt aufgetreten ist bzw. … noch auftreten könnte, sind aufzuzeichnen.“ „Die Geschäftsleitung … erhält regelmäßig, mindestens aber einmal jährlich, schriftliche Berichte über die … genannten Situationen.“
Produktvertriebsvorkehrungen
- Für den Produktvertrieb schreibt die IDD vor, dass „Produktvertriebsvorkehrungen zu treffen sind, die angemessene Maßnahmen und Verfahren umfassen, um sämtliche sachgerechten Informationen … einzuholen und zu verstehen.“ „Diese Produktvertriebsvorkeh-rungen (sollen) eine Benachteiligung des Kunden verhindern, den Umgang mit Interessen-konflikten unterstützen und sicherstellen, dass den Zielen, Interessen und Merkmalen des Kunden … Rechnung getragen wird.“
- „Die Vorkehrungen sind regelmäßig zu überprüfen und … gegebenenfalls zu ändern.“
- Es ist zu „prüfen, ob die Versicherungsprodukte an den ermittelten Zielmarkt vertrieben werden.“ „…ergriffene Maßnahmen werden hinreichend dokumentiert, zu Prüfzwecken aufbewahrt und den zuständigen Behörden … zur Verfügung gestellt.“
Weitere Anordnungen
Auch für den Bereich externer und interner Vergütungssysteme kennt die IDD Compliance-Vorschriften, wobei zwischen Versicherungsanlageprodukten und anderen Sparten zu unterscheiden ist. Weitere Bestimmungen gelten für das Beschwerdemanagement und in umfassender Form für Vermittler, die auch Versicherungsprodukte (mit-)konzipieren.
Compliance im Sinne einer strukturierten Nachweisführung kann aber auch dann Sinn machen, wenn das Gesetz selbst keine Prozesse verlangt – etwa wenn es sich um IDD-Schwerpunkte oder um komplex zu erfüllende Vorschriften handelt. Davon betroffen sind die Bereiche Weiterbildung, Beratungsdokumentation oder Standards für einen zielmarktgerechten Vertrieb.
Braucht man das wirklich?
Kurz gesagt: Ja. In einem angemessenen Ausmaß, je nachdem, wie groß und komplex die Unternehmensstruktur ist. Da das Gesetz laufende Prozesse anordnet, ist auch damit zu rechnen, dass deren Vorliegen und Effizienz von Behörden überprüft werden. Im Finanzdienstleistungssektor wurden die Compliance-Verpflichtungen bei deren Einführung sehr argwöhnisch betrachtet. Heute, gut 10 Jahre später, ist Compliance eine Selbstverständlichkeit.
Wichtig ist, dass es mit dem bloßen Verfassen von Dokumenten nicht getan ist, sondern dass Prozesse in den Unternehmensablauf zu integrieren sind. Geprüft wird die Einhaltung von den Gewerbebehörden, die sich wie auch im Bereich der Geldwäscheprüfungen anschicken, eigene Prüfstandards zu entwickeln. Alle Behörden, die mit der Kontrolle der Einhaltung der IDD betraut sind, haben verpflichtend zusammenzuarbeiten. Es besteht demnach auch eine Querverbindung zur Finanzmarktaufsicht. Die FMA selbst prüft zwar grundsätzlich die Versicherungsunternehmen, verfügt aber auch über die gesetzliche Befugnis, Versicherungsvermittler vor Ort zu prüfen. Derartige Vor-Ort-Prüfungen durch die FMA haben bereits stattgefunden. Die Intention hinter der IDD deckt sich über weite Strecken mit jener der MiFID. Eine sukzessive Angleichung des Aufsichtsniveaus ist demnach zu erwarten.
Versicherungsvermittler (Makler, Agenten, Vermögensberater) haben den Nachweis zu führen, dass in ihrem Unternehmen alle Vorschriften der IDD, die ihr Unternehmen betreffen, laufend eingehalten werden. Neben einer Erhebung des Status Quo, wie weit sie generell mit der Umsetzung sind, haben sie Richtlinien zu verfassen, interne und externe Prozesse anzupassen und schließlich Compliance-Routinen einzurichten und laufend anzuwenden.
Wie können wir Sie unterstützen?
Als Geschäftsführer oder Compliance-Beauftragter sind Sie für die Einhaltung der Vorschriften, die sich aus der IDD ergeben, verantwortlich und haftbar. Wir können Ihnen diese Verantwortung abnehmen oder zumindest stark reduzieren und Sie dadurch bei Ihrer täglichen Arbeit entlasten. Je nach Ihrer Unternehmensgröße und Ihrer Ausübungsform stellen wir Ihnen ein effizientes IT-basiertes Compliance-System zur Verfügung, mit dem sie die Umsetzung und die laufende Einhaltung aller IDD-Vorschriften intern in Ihrem Unternehmen, vor allem aber auch gegenüber den Aufsichtsbehörden nachweisen können.
